Postingan

Hari Ke-12: Selangkah Menuju Tertib Arsip dengan Pembuatan SOP Alih Media Arsip

Gambar
   LOGBOOK PKL HARI KE-12 Tanggal : 13 Mei 2026 Hari : Rabu Instansi/Unit Kerja : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan : 08.00 - 15.00 (WIB) Uraian Kegiatan Pada hari ke-12 pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, setelah menyelesaikan penginputan klasifikasi dan JRA pada arsip usul musnah dan berhasil menyelesaikan sebanyak 8 box untuk selanjutnya akan dilakukan tahap selanjutnya sebelum pemusnahan arsip. Kami diberikan penugasan selanjutnya untuk membuat sebuah SOP yang masih belum berlaku dan belum dibuat pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya khusunya pada bidang Kearsipan, pada hari ke-12 ini kami ditugaskan membuat SOP Alih Media setelah sebelumnya menyelesaikan membuat SOP Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif. Kami melakukan pembuatan SOP ini tidak semata-mata membuat sendiri, kami juga bekerja sama dengan arsiparis dari Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya dan menyesuaikan dengan ke...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hari Ke-11: Pembuatan SOP Pemindahan Arsip Aktif Ke Inaktif | Pembahasan Draft SOP Alih Media & SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Gambar
  LOGBOOK PKL HARI KE-11 Tanggal: 12 Mei 2026 Hari: Selasa Instansi/Unit Kerja:  Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya / Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan: 08.00 - 15.00 WIB URAIAN KEGIATAN:     Pada pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di hari ke-11 ini, kami diberikan penugasan yaitu melakukan pembuatan SOP Pemindahan Arsip Aktif Ke Inaktif sesuai dengan apa yang telah dibahas pada hari kemarin yaitu hari Senin, 11 mei 2026 bersama dengan arsiparis Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. Penyusunan SOP dilakukan secara bersama-sama dengan mengacu pada pedoman dari SOP yang dimiliki oleh ANRI. Pada pembuatan SOP tersebut terdapat beberapa tahap-tahap yang diganti dengan menyesuaikan kebutuhan dan arahan yang jelas dari arsiparis. Penyusunan SOP ini dilakukan selain untuk memenuhi penugasan dari arsiparis, hal ini juga dilakukan sebagai bahan penyusunan laporan dari tugas mata kuliah "Perancangan Naskah Hukum". Penyusunan SOP ini tentunya diberikan templat...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hari Ke-10 : Sterilisasi Ruang Arsip dan Pembahasan Draft SOP

Gambar
  LOGBOOK PKL HARI KE-10 Tanggal: 11 Mei 2026 Hari: Senin Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya / Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan: 09.00 - 15.00 WIB Uraian Kegiatan Pada kegiatan PKL hari ini kami melakukan kegiatan sterilisasi ruang arsip dan pembahasan draft SOP untuk menyusun tugas mata kuliah "Perancangan Naskah Hukum" Kegiatan hari ini kami awali dengan kerja bakti bersama arsiparis dan sarpras membersihkan ruang arsip mulai dari menata box arsip, melipat box arsip, dan menyapu ruang arsip. Kegiatan ini dilakukan karena akan ada Program Penilaian ASRI (Aman, Sehat, Resik, Indah) oleh pihak Bangkesbangpol yang dimana program tersebut merupakan inisiasi dari Pemerintah Kota Surabaya. Penilaian ASRI akan mencakup penilaian dari seluruh bidang/unit di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. Menurut informasi dari arsiparis, penilaian tersebut akan dilaksanakan pada hari Rabu, 13 Mei 2026 sehingga kami perlu menata kembali ruang arsip agar terlih...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hari Ke-9: Penginputan Arsip Usul Musnah dan Arsip Buku

Gambar
    LOGBOOK PKL HARI KE-9 Tanggal:  8   Mei 2026 Hari:  Jum'at Instansi/Unit Kerja:  Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya / Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan:  09.00 - 14.30 WIB Uraian Kegiatan: Pada hari ke-9 pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kegiatan yang dilakukan masih berfokus pada proses pengelolaan arsip, khususnya penginputan arsip usul musnah sebagaimana yang telah dikerjakan pada hari-hari sebelumnya. Kegiatan diawali dengan menyiapkan dokumen arsip yang akan diinput, kemudian dilanjutkan dengan pengecekan data arsip untuk memastikan kelengkapan informasi sebelum dimasukkan ke dalam spreadsheet . Proses penginputan dilakukan secara bertahap dengan memeriksa setiap dokumen, mulai dari nomor arsip, jenis dokumen, hingga keterangan lain yang diperlukan. Kegiatan ini memerlukan ketelitian dan konsentrasi agar data yang diinput tetap akurat serta tersusun dengan rapi. Selain melanjutka...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hari Ke-8: Proses Entry Data Arsip Usul Musnah Serta Pemberian Kode Klasifikasi, Indeks dan JRA

Gambar
   LOGBOOK PKL HARI KE-8 Tanggal  : 7 Mei 2026 Hari  : Kamis Instansi/Unit Kerja  : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan  : 08.00 - 15.00 (WIB) Uraian Kegiatan Pada hari kedelapan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kami berfokus untuk menyelesaikan target pengelolaan arsip usul musnah melalui proses entry klasifikasi arsip, indeks, dan penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).  Kegiatan ini bertujuan untuk menata dan mendata arsip secara sistematis untuk mendukung proses penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Arsip yang ditangani berasal dari dokumen usul musnah yang sebelumnya telah diinput lalu dimasukkan ke dalam box namun masih belum tertata rapi dan masih belum ada indeks serta nomor klasifikasi dan JRA, untuk selanjutnya akan dilakukan pengolahan data lebih lanjut.  Jenis arsip yang kami lakukan pengolahan untuk usul musnah adalah arsip kepegawai...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hari Ke-7 PKL: Pengisian Daftar Isi Berkas Arsip Usul Musnah (Arsip Kepegawaian)- Include Penentuan Klasifikasi & JRA dan Koordinasi Proses Pemusnahan Arsip

Gambar
  LOGBOOK PKL HARI KE-7 Tanggal: 6 Mei 2026 Hari: Rabu Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan: 08.00-15.00 WIB URAIAN KEGIATAN:            Kegiatan pada saat Praktik Kerja Lapangan (PKL) Hari ke-7 yang dilakukan di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya adalah melanjutkan kegiatan penginputan arsip usul musnah yang dimana jenis arsip yang diinput adalah arsip kepegawaian. Penginputan dilakukan satu per satu item arsip dengan melihat isi informasi dari arsip-arsip yang sebelumnya belum dilakukan penginputan kedalam spreadsheet yang sebelumnya telah digunakan. Kegiatan pengisian daftar isi berkas arsip usul musnah dilakukan terhadap box 6 yang merupakan lanjutan dari box di hari-hari sebelumnya. Kegiatan yang dilakukan hari ini tidak dapat menyelesaikan seluruh box yang ditugaskan oleh arsiparis, dikarenakan keterbatasan waktu dan tenaga. Sehingga masih tersisa kurang lebih sekitar 7 sam...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hari Ke-6 PKL : Entri Data Arsip Usul Musnah Beserta Penentuan Kode Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Indeks Arsip

Gambar
LOGBOOK PKL HARI KE-6 Tanggal : 5 Mei 2026 Hari : Selasa Instansi/Unit Kerja : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/Bidang Sekretariat (Kearsipan) Jam Kegiatan : 10.00 - 15.00 WIB Uraian Kegiatan Pada hari keenam Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kegiatan kami masih sama dengan hari sebelumnya yakni menginput arsip usul musnah ke dalam spreadsheet . Namun, kali ini kami menginput arsip usul musnah secara manual tidak copy-paste  dari sheet sebelumnya. Hal ini dikarenakan terdapat box arsip yang belum diinputkan oleh mahasiswa magang sebelumnya. Selain itu, kami membagi tugas untuk mengelola arsip usul musnah. Tiga orang menginput arsip usul musnah ke dalam spreadsheet dan satu orang melakukan cross-check  dan mengurutkan arsip sesuai pengisian data yang ada di  spreadsheet . Daftar arsip usul musnah disusun berdasarkan kode klasifikasi yang berlaku pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya agar memudahkan temu kembali arsip saat dibut...
Posting Komentar
Baca selengkapnya