Hari Ke-6 PKL : Entri Data Arsip Usul Musnah Beserta Penentuan Kode Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Indeks Arsip

LOGBOOK PKL HARI KE-6

• Tanggal : 5 Mei 2026
• Hari : Selasa
• Instansi/Unit Kerja : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan : 10.00 - 15.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari keenam Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kegiatan kami masih sama dengan hari sebelumnya yakni menginput arsip usul musnah ke dalam spreadsheet. Namun, kali ini kami menginput arsip usul musnah secara manual tidak copy-paste dari sheet sebelumnya. Hal ini dikarenakan terdapat box arsip yang belum diinputkan oleh mahasiswa magang sebelumnya.

Selain itu, kami membagi tugas untuk mengelola arsip usul musnah. Tiga orang menginput arsip usul musnah ke dalam spreadsheet dan satu orang melakukan cross-check dan mengurutkan arsip sesuai pengisian data yang ada di spreadsheet. Daftar arsip usul musnah disusun berdasarkan kode klasifikasi yang berlaku pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya agar memudahkan temu kembali arsip saat dibutuhkan. 

Dalam proses entri arsip usul musnah, uraian arsip harus dijelaskan secara detail mulai dari jenis surat, nomor surat, tanggal surat dikeluarkan, ditujukan kepada siapa, dan perihal surat. Hal ini bertujuan agar informasi yang terekam dalam arsip menjadi jelas, lengkap, dan mudah dipahami oleh pihak lain. Selain itu, uraian yang rinci juga membantu dalam proses penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta penetapan indeks arsip yang tepat, sehingga arsip dapat dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Setelah menginput arsip usul musnah ke dalam spreadsheet, selanjutnya adalah menentukan indeks dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan begitu, pengelolaan arsip usul musnah akan lebih terstruktur dan mudah untuk tindak lanjut penyusutan arsip.

Hasil Kegiatan

Hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) hari ke-6 adalah kami telah menyelesaikan setengah box arsip yang sudah diinputkan ke dalam spreadsheet. Total arsip usul musnah yang telah diinputkan adalah sebanyak 378 dokumen arsip lengkap dengan indeks, kode klasifikasi, dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) arsip tersebut. 

Kendala yang Dihadapi

Pada saat awal arsiparis memberikan box-box arsip usul musnah yang harus kami inputkan, arsiparis menyatakan bahwa seluruh box tersebut telah diinputkan oleh mahasiswa magang sebelumnya. Namun, saat kami melanjutkan kegiatan input arsip masih banyak box-box arsip yang belum diinputkan ke dalam spreadsheet, sehingga kami perlu menginputkan arsip secara manual pada spreadsheet. Selain itu, pada saat pengecekan ulang pada box arsip sebelumya masih banyak arsip yang penempatannya tidak sesuai dengan data yang ada di spreadsheet. Hal ini menghambat proses kerja sehingga kurang efisiensi dalam waktu.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala tersebut, kami melakukan pengecekan ulang secara menyeluruh antara arsip fisik di dalam box dengan data yang ada pada spreadsheet. Arsip yang belum terinput kemudian dicatat dan diinput secara manual dengan tetap mengikuti format dan panduan yang telah ditetapkan agar data tetap konsisten.

Selain itu, kami juga melakukan penataan ulang arsip dalam box sesuai dengan urutan dan data yang telah diperbarui di spreadsheet, sehingga memudahkan proses pencarian dan meminimalisir kesalahan di kemudian hari. Untuk meningkatkan efisiensi, kami membagi tugas secara lebih terstruktur, yaitu sebagian anggota fokus pada proses entri data, sementara yang lain melakukan pengecekan dan penyesuaian arsip fisik. Dengan begitu, proses pengelolaan arsip usul musnah dapat berjalan lebih tertib, sistematis, dan efisien meskipun terdapat ketidaksesuaian data di awal.

Refleksi Pembelajaran

Pada kegiatan PKL hari ke-6, kami memperoleh pemahaman yang lebih mendalam terkait pentingnya ketelitian dan konsistensi dalam proses entri data arsip, khususnya pada arsip usul musnah. Kesesuaian antara arsip fisik dan data digital (seperti spreadsheet) sangat berpengaruh terhadap efektivitas pengelolaan arsip. Selain itu, pentingnya kerja sama tim dan pembagian tugas yang jelas untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan. Melalui kegiatan ini, pemahaman proses penentuan indeks dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan bagian penting dalam penyusutan arsip. Pengalaman ini dapat membantu meningkatkan keterampilan teknis serta kemampuan berpikir sistematis dalam pengelolaan arsip.

Dokumentasi

Dokumentasi Box-6

Dokumentasi Kelompok