Hari Ketiga: Alih Media Arsip, Pengelolaan Arsip Digital dan Pengisian Daftar Isi Berkas Arsip Inaktif - Penentuan JRA

 LOGBOOK PKL HARI KE-3

• Tanggal : 29 April 2026
• Hari : Rabu
• Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan : 09.00 - 15.00 (WIB)

URAIAN KEGIATAN:

        Kegiatan yang dilakukan pada hari kedua PKL di DLH ini diawali dengan pembagian tugas yang diberikan oleh arsiparis kepada setiap anak. Pada hari kedua ini kami melaksanakan kegiatan didalam ruang kantor Sekretariat bersama dengan pegawai yang lain. Penugasan yang diberikan pada hari kedua ini terdiri dari beberapa hal yakni sebagai berikut:

1. Kegiatan Alih Media Arsip
2. Kegiatan Pengelolaan Arsip Digital pada sistem E-Arsip Surabaya
3. Kegiatan Penginputan Daftar Isi Berkas Arsip Keuangan yang Inaktif dan penentuan JRA

-Kegiatan Alih Media Arsip:

        Kegiatan alih media arsip di hari ketiga PKL ini dilaksanakan oleh 2 mahasiswa yaitu Najwa dan Devina. Kegiatan alih media dilakukan terhadap arsip buku yang bersifat statis. Kegiatan alih media dilakukan dengan memanfaatkan kamera scanner untuk proses scan dikarenakan pada Dinas Lingkungan Hidup belum memiliki alat yang dapat digunakan untuk scaner arsip. 

-Kegiatan Pengelolaan Arsip Digital Pada Sistem E-Arsip

       Kegiatan ini dilakukan oleh satu mahasiswa yaitu Cahyani. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melanjutkan penugasan hari kedua. Arsip yang dikelola yaitu arsip dinamis aktif contohnya seperti "Undangan". 

-Kegiatan Penginputan Daftar Isi Berkas Arsip Keuangan yang Inaktif 

        Kegiatan penginputan ini dilakukan oleh satu orang mahasiswa yaitu Anur. Kegiatan ini terdiri dari beberapa tahap yang dilakukan, mulai dari pengidentifikasian klasifikasi arsip, unit pengolah, jenis arsip, klasifikasi keamanan arsip dan juga penentuan JRA yang menyesuaikan dengan pedoman yang digunakan di Dinas Lingkungan Hidup itu sendiri.

HASIL KEGIATAN:

        Beberapa kegiatan yang telah dilakukan di hari ke-3 mendapatkan hasil sebagai berikut:

1. Kegiatan alih media telah dilakukan terhadap arsip buku yang bersifat statis dan dapat menyelesaikan sebanyak  364 Lembar yang telah di alih mediakan
2. Kegiatan Pengelolaan Arsip Digital Pada Sistem E-Arsip dapat menyelesaikan sebanyak 224 Item Arsip
3. Kegiatan Penginputan Daftar Isi Berkas Arsip Keuangan yang Inaktif dan Penentuan JRA telah dilakukan dan mendapatkan hasil sebanyak 830 Item Arsip yang telah di Input klasifikasinya, unit pengolahnya, jenis arsip, klasifikasi keamanan dan JRA.

KENDALA YANG DIHADAPI:

        Kegiatan PKL di hari ke-3 mengalami kendala pada saat proses alih media yaitu kurangnya sarana dan prasarana yang dapat digunakan untuk proses scanning, kemudian kendala selanjutnya adalah pada saat proses pengelolaan arsip digital yaitu sering logout tiba-tiba dan tidak dapat login kembali dengan user yang sama, dikarenakan user yang digunakan oleh mahasiswa sedang digunakan oleh pegawai yang bertugas.

SOLUSI YANG DILAKUKAN:

        Solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala atau permasalahan yang dihadapi pada saat PKL adalah pada proses alih media diatasi dengan cara menggunakan HP mahasiswa untuk membantu proses scanning dan kemudian di upload ke gdrive yang sudah disediakan oleh arsiparis untuk penyimpanan sementara sebelum di pindah ke sistem arsip yang digital. Kemuidan solusi untuk kendala pada saat pengelolaan arsip digital adalah arsiparis memberikan user dan pasword lain kepada mahasiswa sehingga mahasiswa dapat melanjutkan kegiatan tersebut.

REFLEKSI PEMBELAJARAN:

        Penugasan PKL hari ke-3 memberikan beberapa pembelajaran yang dapat kami ambil yaitu kami mendapatkan pengalaman baru untuk melakukan proses alih media sebuah buku, dikarenakan kebanyakan alih media yang pernah kami lakukan hanya kepada arsip yang berbentuk lembaran. Kemudian kami juga mendapatkan pengetahuan baru tentang pedoman yang digunakan untuk proses klasifikasi dan penentuan JRA yang digunakan oleh pemerintahan di Kota Surabaya dan kami juga mendapatkan pemahaman dan pengetahuan baru tentang arsip-arsip apa saja yang dihasilkan oleh Dinas Lingkungan Hidup khususnya dibagian keuangan. Selain itu kami juga mendapatkan pembelajaran terkait bagaimana pengoperasian sistem E-arsip yang dimiliki pemerintah Kota Surabaya, Apa saja kelemahannya dan cara mengatasi jika terjadi erorr atau logout secara tiba-tiba.

DOKUMENTASI:

(Dokuemntasi Hasil Alih Media)

(Dokumentasi Total Jumlah Input Arsip “Undangan”) (Dokumentasi Total Jumlah Input Arsip “Undangan” ke-2)

(Dokumentasi Hasil Penginputan Daftar isi berkas Arsip Keuangan  Inaktif dan Penentuan JRA)