Hari Kedua : Pengelolaan Arsip Digital melalui E-Arsip Surabaya

Logbook PKL - Hari ke-2

Tanggal: 28 April 2026

Hari: Selasa

Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/Kearsipan

Jam Kegiatan: 09.00 - 15.00 WIB

Uraian Kegiatan:

Pada hari kedua Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kegiatan diawali dengan pemaparan mengenai penggunaan aplikasi berbasis website, yaitu E-Arsip Surabaya. Aplikasi ini digunakan sebagai sarana pengelolaan arsip digital, khususnya dalam pencatatan dan pengklasifikasian surat masuk maupun surat keluar di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. 

Setelah sesi pemaparan selesai, kami diberikan jobdesk oleh arsiparis untuk melakukan pengelolaan arsip digital berdasarkan bidang dan perihal surat. Selanjutnya, kami juga diberikan akun untuk mengakses sistem E-Arsip Surabaya. Terdapat 4 akun user yang dibagikan, di antaranya yakni: 

1. petugaspengendalianpencemaran = mengelola arsip dengan perihal "Undangan 2026"
2. petugaskebersihanpemberdayaan = mengelola arsip dengan perihal "Undangan 2026"
3. petugassarpras = mengelola arsip dengan perihal "Undangan 2026"
4. petugas_029 = mengelola arsip dengan perihal "Undangan 2026"

Seluruh akun tersebut hanya bisa diakses oleh 1 pengguna saja. Dalam kegiatan tersebut, kami melakukan proses klasifikasi arsip dari surat masuk maupun surat keluar berdasarkan kode klasifikasi yang telah ditetapkan dan digunakan oleh Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. Kegiatan ini bertujuan agar arsip tersusun secara sistematis, mudah ditemukan kembali, dan mendukung efektivitas kegiatan pengelolaan arsip. 

Hasil Kegiatan:

Terdapat kurang lebih 169 arsip dari semua bidang yang telah selesai diklasifikasikan.

Kendala yang Dihadapi:

Pada saat proses penginputan arsip, khususnya pada akun “petugas_029” yang dimana akun tersebut merupakan akun sekretariat, beberapa kali terjadi kegagalan dalam penyimpanan arsip. Kendala ini disebabkan oleh adanya aktivitas login pada perangkat atau pengguna lain yang mengakses akun yang sama secara bersamaan. Hal tersebut terjadi karena aplikasi E-Arsip Surabaya memiliki keterbatasan akses, di mana satu akun tidak dapat digunakan oleh lebih dari satu pengguna dalam waktu yang bersamaan. Akibatnya, proses input arsip menjadi terhambat dan harus diulang.

Solusi yang Dilakukan:

Untuk mengatasi kendala tersebut, dilakukan koordinasi antar pengguna agar penggunaan akun dapat dilakukan secara bergantian. Selain itu, sebelum melakukan proses input, dipastikan bahwa akun yang digunakan tidak sedang aktif pada perangkat lain. Dengan demikian, proses penginputan arsip dapat berjalan lebih lancar dan meminimalisir terjadinya kegagalan penyimpanan data.

Refleksi Pembelajaran:

Pada kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) hari ke-2, kami mendapatkan wawasan terkait penggunaan teknologi yakni E-Arsip Surabaya untuk pengelolaan arsip digital. Kami juga belajar terkait ketelitian dalam menentukan kode klasifikasi arsip agar tersusun secara sistematis dan mudah ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. 

Selain itu, kami juga memahami terkait pentingnya koordinasi dalam penggunaan E-Arsip Surabaya, terutama ketika terdapat keterbatasan akses seperti penggunaan akun yang tidak dapat dilakukan secara bersamaan. Pengalaman seperti ini memberikan kami gambaran nyata bagaimana penggunaan teknologi untuk efektivitas kegiatan pengelolaan arsip di lingkup pemerintahan.  

Dokumentasi:

Total progres jumlah arsip user "petugassarpras"

Total progress jumlah arsip user "petugaskebersihanpemberdayaan"

Total jumlah progress arsip user "petugas_029"

Total jumlah progress arsip user "petugaspengendalianpencemaran"