Hari Ke-8: Proses Entry Data Arsip Usul Musnah Serta Pemberian Kode Klasifikasi, Indeks dan JRA

 

 LOGBOOK PKL HARI KE-8

• Tanggal : 7 Mei 2026
• Hari : Kamis
• Instansi/Unit Kerja : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan : 08.00 - 15.00 (WIB)

Uraian Kegiatan

Pada hari kedelapan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kami berfokus untuk menyelesaikan target pengelolaan arsip usul musnah melalui proses entry klasifikasi arsip, indeks, dan penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).  Kegiatan ini bertujuan untuk menata dan mendata arsip secara sistematis untuk mendukung proses penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Arsip yang ditangani berasal dari dokumen usul musnah yang sebelumnya telah diinput lalu dimasukkan ke dalam box namun masih belum tertata rapi dan masih belum ada indeks serta nomor klasifikasi dan JRA, untuk selanjutnya akan dilakukan pengolahan data lebih lanjut. Jenis arsip yang kami lakukan pengolahan untuk usul musnah adalah arsip kepegawaian terdiri dari formulir cuti, surat keterangan cuti, surat perintah/tugas, dan surat keputusan.

Kegiatan diawali dengan menyelesaikan penginputan arsip yang belum terinput pada box 6, dikarenakan jumlah arsip dalam 1 box ini cukup banyak sehingga menyita cukup banyak waktu untuk menyelesaikan 1 box. Namun, kami telah berhasil menyelesaikan proses entry data terkait arsip yang ada pada box 6 dengan pemberian kode klasifikasi, indeks, dan JRA serta mengurutkan susunan arsip yang telah disesuaikan dengan data yang diinput di spreadsheets untuk memudahkan nantinya saat proses pengecekan data saat akan dilakukan pemusnahan arsip.

Kegiatan selanjutnya setelah kami menyelesaikan target penginputan dan penataan pada arsip box 6, kami melakukan penataan kembali pada box 5 yang masih belum ditata dan pengecekkan data. Kami berbagi tugas untuk menyelesaikan box 5 dengan menambahkan beberapa arsip yang belum terinput dan lanjut untuk entry data arsip pada box 7, hal ini dilakukan agar proses pengolahan dapat lebih cepat untuk selesai dan mengefisiensi waktu.

Hasil Kegiatan

Pada kegiatan hari ini, kami berhasil melakukan klasifikasi pada arsip usul musnah dengan pemberian indeks, nomor klasifikasi, serta penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebanyak 300 dokumen arsip pada box 6 dan 35 arsip pada box 5 serta masih 44 arsip pada box 7 yang tersusun dalam 1 box arsip. Seluruh data arsip telah dicatat ke dalam spreadsheets secara lebih rapi dan sistematis sehingga memudahkan proses pengelolaan serta tindak lanjut penyusutan arsip.

Kendala yang Dihadapi

Kendala yang kami hadapi pada pelaksanaan PKL hari ke-8 yakni proses penginputan yang memakan waktu cukup lama karena kami menginput beberapa NIP pegawai satu persatu dengan teliti agar tidak ada kesalahan. Kendala lain yang kami hadapi yakni pada saat penataan arsip ke dalam box 5, arsip yang dibutuhkan masih belum terpenuhi sehingga harus melakukan penginputan ulang dan penataan ulang pada box yang belum terpenuhi  menyebabkan memakan waktu cukup lama dan menimbulkan kebingungan.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala yang ada, kami mengambil langkah dengan mengcopy NIP para pegawai yang sudah pernah terinput pada sheets sebelumnya untuk mempermudah pekerjaan kami dalam proses penginputan arsip tersebut. Solusi lainnya yang kami lakukan yakni melakukan penginputan kembali pada box yang belum penuh dan pengecekan pada beberapa berkas untuk melengkapi dan menghindari kesalahan baik dari proses input atau penataan.

Refleksi Pembelajaran

Pada kegiatan PKL hari kedelapan ini, kami memperoleh pembelajaran mengenai pentingnya ketelitian, kerja sama tim, dan manajemen waktu dalam proses pengelolaan arsip usul musnah. Proses pemberian indeks, klasifikasi, serta penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) membuat kami lebih memahami bagaimana pengelolaan arsip dilakukan secara sistematis agar mempermudah proses penyusutan arsip di kemudian hari. Selain itu, kami juga belajar bahwa proses penginputan data memerlukan fokus dan ketelitian tinggi, terutama saat memasukkan data NIP pegawai dan menyesuaikan susunan arsip dengan data pada spreadsheets. Kendala berupa arsip yang belum lengkap serta perlunya penginputan ulang memberikan pengalaman bagi kami untuk lebih teliti dalam melakukan pengecekan data dan penataan arsip agar tidak terjadi kesalahan maupun data yang terlewat. Melalui pembagian tugas dan kerja sama yang baik, kami dapat menyelesaikan target pengolahan arsip dengan lebih efektif. Dari kegiatan ini, kami memahami bahwa koordinasi dan solusi yang tepat sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan serta menjaga kerapian dan keakuratan data arsip. 

Dokumentasi

(Dokumentasi Arsip Box 5 Hasil Klasifikasi dan Penentuan JRA)

(Dokumentasi Arsip Box 6 Hasil Klasifikasi dan Penentuan JRA)

(Dokumentasi Arsip Box 7 Hasil Klasifikasi dan Penentuan JRA)