Hari Ke-9: Penginputan Arsip Usul Musnah dan Arsip Buku

  LOGBOOK PKL HARI KE-9

• Tanggal: 8 Mei 2026
• Hari: Jum'at
• Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya / Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan: 09.00 - 14.30 WIB

Uraian Kegiatan:

Pada hari ke-9 pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kegiatan yang dilakukan masih berfokus pada proses pengelolaan arsip, khususnya penginputan arsip usul musnah sebagaimana yang telah dikerjakan pada hari-hari sebelumnya. Kegiatan diawali dengan menyiapkan dokumen arsip yang akan diinput, kemudian dilanjutkan dengan pengecekan data arsip untuk memastikan kelengkapan informasi sebelum dimasukkan ke dalam spreadsheet. Proses penginputan dilakukan secara bertahap dengan memeriksa setiap dokumen, mulai dari nomor arsip, jenis dokumen, hingga keterangan lain yang diperlukan. Kegiatan ini memerlukan ketelitian dan konsentrasi agar data yang diinput tetap akurat serta tersusun dengan rapi.

Selain melanjutkan penginputan arsip usul musnah, pada hari ini kami juga melakukan penginputan arsip buku, dimana untuk arsip buku ini kami telah menyelesaikan sebanyak 2 box. Seluruh arsip tersebut kemudian diperiksa dan didata satu per satu sesuai dengan format pengarsipan yang berlaku di instansi. Selama kegiatan berlangsung, kami tetap bekerja sama dalam memilah dan menginput arsip agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih efektif. Hingga akhir jam kerja, total arsip yang berhasil kami kerjakan kurang lebih mencapai 3 box, yang terdiri atas arsip usul musnah dan arsip buku.

Hasil Kegiatan:

Hasil kegiatan pada hari ke-9 yakni kami berhasil menginput arsip usul musnah pada box 5 sebanyak 114 dokumen arsip sebagai penyelesaian lanjutan dari hari sebelumnya. Selain itu penginputan arsip pada box 8 berhasil mencapai 141 dokumen arsip. Pada hari ini juga dilakukan penginputan arsip buku sebanyak 2 box yang terdapat pada box 7 dan box 9. Secara keseluruhan, kegiatan penginputan arsip yang dikerjakan mencakup kurang lebih 3 box arsip, terdiri atas arsip usul musnah dan arsip buku.

Kendala yang Dihadapi:

Dalam proses penginputan arsip, ditemukan satu kartu riwayat arsip yang berbeda dengan arsip lain yang sedang diinput. Selain itu arsip tersebut juga tidak memiliki kode klasifikasi, sehingga menyulitkan proses pendataan dan penyesuaian ke dalam sistem pengarsipan yang berlaku.

Solusi yang Dilakukan:

Arsip kartu riwayat yang berbeda tersebut sementara disimpan oleh arsiparis agar tidak tercampur dengan arsip lainnya. Selanjutnya dilakukan pengecekan kembali untuk mencari dan memastikan kode klasifikasi yang sesuai sebelum arsip tersebut diinput.

Refleksi Pembelajaran:

Melalui kegiatan penginputan arsip usul musnah dan arsip buku pada hari ini, kami memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai pentingnya ketelitian dalam proses pengelolaan arsip. Kami belajar bahwa setiap dokumen maupun arsip buku harus diperiksa secara detail sebelum diinput agar data yang dihasilkan tetap akurat dan tersusun rapi. Selain itu saat menemukan arsip yang belum memiliki klasifikasi, kami memahami bahwa proses pengarsipan memerlukan pengecekan ulang dan koordinasi dengan arsiparis agar tidak terjadi kesalahan pendataan. Kegiatan ini juga melatih kemampuan bekerja sama, tanggung jawab, serta kesabaran dalam menyelesaikan pekerjaan administrasi secara sistematis sesuai prosedur pengarsipan.

Dokumentasi:

(Dokumentasi Box 8)

(Dokumentasi Kelompok)