Hari Ke-12: Selangkah Menuju Tertib Arsip dengan Pembuatan SOP Alih Media Arsip

  

LOGBOOK PKL HARI KE-12

• Tanggal : 13 Mei 2026
• Hari : Rabu
• Instansi/Unit Kerja : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan : 08.00 - 15.00 (WIB)

Uraian Kegiatan

Pada hari ke-12 pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, setelah menyelesaikan penginputan klasifikasi dan JRA pada arsip usul musnah dan berhasil menyelesaikan sebanyak 8 box untuk selanjutnya akan dilakukan tahap selanjutnya sebelum pemusnahan arsip. Kami diberikan penugasan selanjutnya untuk membuat sebuah SOP yang masih belum berlaku dan belum dibuat pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya khusunya pada bidang Kearsipan, pada hari ke-12 ini kami ditugaskan membuat SOP Alih Media setelah sebelumnya menyelesaikan membuat SOP Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif. Kami melakukan pembuatan SOP ini tidak semata-mata membuat sendiri, kami juga bekerja sama dengan arsiparis dari Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya dan menyesuaikan dengan kebutuhan serta masalah yang ada di lingkungan instansi. Untuk tahap pertama sebelum kami langsung membuat SOP Alih Media ini adalah dengan mengidentifikasi dasar hukum yang akan digunakan untuk referensi dari SOP ini dan sebagai legalitas agar SOP ini bernilai sah dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Tahapan kedua yang kami lakukan setelah melakukan identifikasi dasar hukum yang digunakan dalam pembuatan SOP yaitu pengisian template SOP yang telah diberikan oleh arsiparis yang sudah disesuaikan dengan ketentuan dari Bidang Kearsipan Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. Kami mengisi pembuatan SOP ini tentunya disesuaikan dengan peraturan/pedoman yang kami gunakan sebagai dasar hukum dari SOP Alih Media. Dalam proses pembuatan SOP ini kami selalu berdiskusi dan mengikuti arahan dari arsiparis dikarenakan ada beberapa tahapan yang harus disesuaikan dengan kebutuhan di lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. Untuk pembuatan SOP Alih Media ini yang telah kami sesuaikan dengan kebutuhan dan dasar hukum berhasil kami selesaikan dalam satu hari, namun masih perlu ada peninjauan ulang dari arsiparis Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. 

Hasil Kegiatan

Pada kegiatan hari ini, kami berhasil menyusun SOP Alih Media yang dibutuhkan dan sesuai dengan arahan arsiparis serta sesuai dengan dasar hukum yang digunakan, SOP ini hanya perlu peninjauan ulang oleh arsiparis apakah sudah sesuai atau masih perlu perbaikan di beberapa tahapan.

Kendala yang Dihadapi

Kendala yang kami hadapi pada pelaksanaan PKL hari ke-12 yakni beberapa tahapan atau bagian yang perlu ada penyesuaian dengan kebutuhan di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya sehingga kami harus selalu bertanya kepada arsiparis apa saja yang harus dicantumka dan tidak perlu dicantumkan sehingga memakan waktu cukup lama, seperti siapa pelaksana di setiap tahapan atau dasar hukum apa saja yang dicantumkan di SOP, dan hal lainnya.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala yang ada, kami mengambil langkah dengan bertanya secara sekaligus kepada arsiparis terkait hal apa saja yang membuat kami kebingungan dan dengan mengambil langkah ini kami tidak terlalu banyak memakan waktu untuk bertanya secara satu-satu, dikarenakan pada saat itu arsiparis sedang ada kegiatan lain yang menyebabkan sedikit lama untuk merespon. Namun, arsiparis sangat solutif dan sangat membantu kami dalam menjawab kendala sehingga kami cukup dimudahkan.

Refleksi Pembelajaran

Pada kegiatan PKL hari ke-12 ini, kami memperoleh ilmu baru terkait bagaimana proses penyusunan SOP kearsipan yang tidak hanya berfokus pada teori, tetapi juga harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan instansi. Melalui kegiatan pembuatan SOP Alih Media, kami memahami bahwa penyusunan SOP memerlukan dasar hukum yang jelas agar prosedur yang dibuat memiliki legalitas dan dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, kami juga belajar bahwa setiap tahapan dalam SOP harus disusun secara rinci dan realistis sesuai dengan alur kerja di lingkungan instansi.

Selama proses pengerjaan, kami belajar pentingnya komunikasi dan koordinasi dengan arsiparis sebagai pihak yang memahami kebutuhan serta pelaksanaan kegiatan kearsipan di instansi. Kendala yang muncul membuat kami menyadari bahwa kemampuan bertanya dengan efektif dan mencatat arahan secara teliti sangat membantu dalam mempercepat pekerjaan. Dari kegiatan ini, kami juga mendapatkan pengalaman mengenai pentingnya kerja sama, ketelitian, dan penyesuaian prosedur kerja agar SOP yang disusun dapat diterapkan dengan baik di lingkungan kerja.

Dokumentasi

(Dokumentasi SOP Alih Media yang Sudah Disusun)

(Dokumentasi Penyusunan SOP Alih Media)