Hari Ke-11: Pembuatan SOP Pemindahan Arsip Aktif Ke Inaktif | Pembahasan Draft SOP Alih Media & SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

 LOGBOOK PKL HARI KE-11

• Tanggal: 12 Mei 2026
• Hari: Selasa
• Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya / Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan: 08.00 - 15.00 WIB

URAIAN KEGIATAN:

    Pada pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di hari ke-11 ini, kami diberikan penugasan yaitu melakukan pembuatan SOP Pemindahan Arsip Aktif Ke Inaktif sesuai dengan apa yang telah dibahas pada hari kemarin yaitu hari Senin, 11 mei 2026 bersama dengan arsiparis Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya. Penyusunan SOP dilakukan secara bersama-sama dengan mengacu pada pedoman dari SOP yang dimiliki oleh ANRI. Pada pembuatan SOP tersebut terdapat beberapa tahap-tahap yang diganti dengan menyesuaikan kebutuhan dan arahan yang jelas dari arsiparis. Penyusunan SOP ini dilakukan selain untuk memenuhi penugasan dari arsiparis, hal ini juga dilakukan sebagai bahan penyusunan laporan dari tugas mata kuliah "Perancangan Naskah Hukum". Penyusunan SOP ini tentunya diberikan template oleh arsiparis dan sesuai dengan ketentuan template dari Bidang Kearsipan Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya dan penyusunan SOP ini telah kami selesaikan di hari ini dan sedang ditinjau ulang oleh arsiparis Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya.

    Kegiatan kedua setelah  penyusunan SOP adalah pembahasan draft SOP yang selanjutnya yaitu SOP Alih Media Arsip dan SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, dikarenakan bidang kearsipan Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya masih belum memiliki SOP untuk kedua kegiatan tersebut. Pada pembahasan draft SOP , kami diberikan tugas oleh arsiparis yang pertama yaitu  mencari SOP yang dimiliki ANRI dan juga pedoman Perwali Kota Surabaya yang mengatur hal yang sesuai dengan lingkup SOP yang akan dibuat. Setelah kami berhasil menemukan SOP dan Perwali yang sesuai, kami langsung menyerahkannya pada Arsiparis untuk dipahami lebih lanjut sebagai bekal pembuatan SOP di kemudian hari.

HASIL KEGIATAN:

    Hasil kegiatan yang didapatkan pada hari ini yaitu kami berhasil menyelesaikan pembuatan atau penyusunan SOP Pemindahan Arsip Aktif Ke Inaktif sesuai dengan arahan yang diberikan oleh arsiparis dan pada saat ini memasuki tahap peninjauan ulang oleh arsiparis, apakah sudah sesuai atau terdapat beberapa hal yang perlu dirubah. Kemudian, kami juga telah mendapatkan beberapa pedoman dan SOP yang sesuai dengan apa yang diperintahkan oleh arsiparis dan tentunya telah sesuai dengan kebutuhan untuk penyusunan SOP Alih Media Arsip dan SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif.

KENDALA YANG DIHADAPI

    Kendala yang dihadapi pada kegiatan hari ini yaitu terdapat beberapa bagian SOP yang tidak terlalu kami pahami dan harus ditanyakan kepada arsiparis, seperti dasar hukum yang digunakan, nama-nama pelaksana, keterkaitan SOP.

SOLUSI YANG DIBERIKAN

    Solusi yang diberikan untuk kendala kegiatan pada hari ini adalah kami bertanya terkait beberapa hal yang tidak terlalu kami pahami kepada arsiparis dan arsiparis sangat cepat merespon dan memberikan solusi yang dibutuhkan, sehingga pembuatan atau penyusunan SOP dapat dilakukan dengan lancar sampai selesai.

REFLEKSI PEMBELAJARAN

    Reflleksi pembelajaran pada kegiatan PKL di hari Ke-11 ini adalah pentingnya memahami ketentuan-ketentuan, peraturan ataupun kebijakan yang telah ditetapkan dan masih diberlakukan untuk seluruh kegiatan dalam pengelolaan kearsipan, kemudian dapat menjadi pembelajaran bahwa sebuah bidang kearsipan harus memperhatikan dengan sangat detail terkait apa saja yang harus dimiliki baik peraturan ataupun kebijakan sebelum melakukan kegiatan pengelolaan kearsipan supaya seluruh kegiatan yang telah dilakukan dapat terstandarisasi dan berjalan dengan lancar dan tidak menyimpang.

    Kegiatan pembuatan SOP pada hari ini juga memberikan pembelajaran pentingnya pemahaman yang tinggi untuk menganalisis pedoman mencangkup alur, dasar hukum, ketentuan yang berlaku dan beberapa hal penting lainya, kemudian pentingnya kerja sama dalam tim untuk dapat saling membantu dan menyelesaikan pembuatan SOP, komunikasi dalam tim untuk menghindari atau meminimalisir kesalahpahaman dalam pembuatan SOP dan ketelitian yang tinggi.

DOKUMENTASI:

(Dokumentasi Pembuatan SOP)

(Pembahasan draft SOP Alih Media dan SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif)