Hari Ke-7 PKL: Pengisian Daftar Isi Berkas Arsip Usul Musnah (Arsip Kepegawaian)- Include Penentuan Klasifikasi & JRA dan Koordinasi Proses Pemusnahan Arsip

 LOGBOOK PKL HARI KE-7

• Tanggal: 6 Mei 2026
• Hari: Rabu
• Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan: 08.00-15.00 WIB

URAIAN KEGIATAN:

         Kegiatan pada saat Praktik Kerja Lapangan (PKL) Hari ke-7 yang dilakukan di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya adalah melanjutkan kegiatan penginputan arsip usul musnah yang dimana jenis arsip yang diinput adalah arsip kepegawaian. Penginputan dilakukan satu per satu item arsip dengan melihat isi informasi dari arsip-arsip yang sebelumnya belum dilakukan penginputan kedalam spreadsheet yang sebelumnya telah digunakan. Kegiatan pengisian daftar isi berkas arsip usul musnah dilakukan terhadap box 6 yang merupakan lanjutan dari box di hari-hari sebelumnya. Kegiatan yang dilakukan hari ini tidak dapat menyelesaikan seluruh box yang ditugaskan oleh arsiparis, dikarenakan keterbatasan waktu dan tenaga. Sehingga masih tersisa kurang lebih sekitar 7 sampai 8 box arsip yang belum dilakukan penginputan.

     Pada hari ini kami semua melakukan penginputan di box yang sama untuk mempercepat penyelesaian dan dapat lanjut ke box berikutnya, dikarenakan jumlah arsip dalam 1 box sangat banyak dan membutuhkan waktu dan ketelitian yang sangat tinggi untuk menginputnya satu persatu sampai box terpenuhi. Selain penginputan isi informasi yang terkandung didalam arsip, kita juga melakukan penentuan klasifikasi arsip dan juga JRA yang telah digunakan dari hari-hari sebelumnya. Ketika kita melakukan penginputan secara bersama-sama maka dapat memungkinkan terjadi kebingungan nantinya dalam mengurutkan arsip ketika memasukkan kedalam box arsip, sehingga kami memiliki cara yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi hal tersebut.

         Kegiatan berikutnya adalah koordinasi dengan arsiparis terkait penyampaian proges kedepannya untuk proses pemusnahan arsip yang akan dilakukan setelah semua arsip selesai diinput di daftar isi berkas arsip usul musnah. Berdasarkan informasi yang disampaikan, proses pemusnahan nantinya belum dapat dipastikan dapat terlaksana sebelum tanggal akhir PKL yaitu tanggal 27 Juni 2026 dikarenakan terdapat beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu, yang paling susah adalah menentukan waktu yang pas dan dapat dihadiri oleh seluruh pihak yang berkewajiban ada dalam proses pemusnahan.

HASIL KEGIATAN:

     Hasil kegiatan yang telah dilakukan hari ini adalah kami dapat menyelesaikan penginputan/pengisian daftar isi berkas arsip (kepegawaian) yang usul musnah sebanyak 454 Item arsip. Kami juga telah menyelesaikan pemberian kode klasifikasi terhadap 454 Item arsip dan kami telah menentukan JRA mencangkup masa aktif, inaktif dan usul musnah terhadap 431 item arsip.

KENDALA YANG DIHADAPI:

    Kendala yang dihadapi pada kegiatan di hari ke-7 ini yaitu waktu yang dibutuhkan sangat lama untuk menginput NIP para pegawai satu persatu, dikarenakan ini adalah arsip kepegawaian yang dimana banyak sekali NIP yang dimiliki oleh satu per satu nama pegawai.

SOLUSI YANG DILAKUKAN:

    Solusi yang dapat kami lakukan untuk mengatasi permasalahan atau kendala yang dihadapi pada kegiatan hari ini adalah dengan cara kami memanfaatkan gogle lens untuk dapat meng copy NIP satu persatu nama pegawai, kemudian kami copas dan salin ke dalam spreadsheet yang sesuai dengan nama pegawainya. Solusi tersebut dapat memberikan dampak positif untuk meng efisiensi waktu dan mempercepat penginputan NIP yang dimiliki para pegawai. Setelah copy paste, kami juga selalu crosscheck terlebih dahulu apakah sudah sesuai atau ada kesalahan copy. Setelah melakukan solusi tersebut, terbukti bahwa kami dapat menyelesaikan lebih banyak item arsip yang harus diinputkan. 

REFLEKSI PEMBELAJARAN:

    Kegiatan PKL yang telah kami lakukan pada hari ini memberikan beberapa pembelajaran yang dapat kami ambil. Pembelajaran pertama adalah kami dapat mengetahui apa saja jenis-jenis arsip kepegawaian yang dihasilkan oleh Dinas Lingkungan Hidup. Kemudian, yang kedua kami juga mendapatkan pembelajaran bahwa ketika kita melakukan sebuah pekerjaan yang dimana harus segera menyelesaikan tugas yang diberikan dengan keterbatasan waktu, maka kita harus memiliki ide kreatif yang dapat mengsiasati bagaimana sebuah pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, benar dan aman. Seperti contohnya pada solusi yang kami lakukan untuk mengefisiensi waktu dan mempercepat pekerjaan.

DOKUMENTASI:

(Daftar Isi Berkas Arsip Usul Musnah)

(Koordinasi dengan arsiparis & persiapan pulang)