Hari Kelima: Pengelolaan dan Pengolahan Arsip Usul Musnah melalui Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Pengindeksan

 LOGBOOK PKL HARI KE-5

• Tanggal: 4 Mei 2026
• Hari: Senin
• Instansi/Unit Kerja: Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya / Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan: 08.30 - 15.00 WIB

Uraian Kegiatan:

Pada hari kelima pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kegiatan yang dilakukan masih berfokus pada pengelolaan arsip usul musnah sebagai lanjutan dari hari sebelumnya. Proses kerja diawali dengan melanjutkan input data arsip ke dalam sistem, sebagai bagian dari upaya penataan administrasi yang sistematis dan terstruktur. Tahap ini bertujuan untuk memastikan setiap arsip terdokumentasi dengan baik sehingga mudah ditelusuri di kemudian hari.

Setelah proses input selesai, kegiatan dilanjutkan dengan pemberian klasifikasi arsip. Pada tahap ini, dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis dan isi informasinya, sehingga memudahkan dalam pengelolaan serta penentuan perlakuan terhadap arsip tersebut. Selanjutnya, dilakukan penetapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang mengacu pada ketentuan yang berlaku. Penentuan retensi ini penting untuk mengetahui jangka waktu penyimpanan arsip serta menjadi dasar dalam proses usul pemusnahan.

Tahapan berikutnya adalah pemberian indeks arsip, yaitu penentuan kata kunci atau identitas tertentu pada setiap arsip. Indeks ini berfungsi untuk mempermudah proses pencarian arsip secara cepat dan tepat, sehingga meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip.

Dari segi pembagian kerja, kegiatan pada hari kelima berlangsung cukup efektif dan terkoordinasi. 3 orang berhasil menyelesaikan pengolahan 1 box arsip secara penuh, mulai dari tahap input hingga pengindeksan. Sementara itu, 1 orang melanjutkan pengerjaan sisa arsip dari box pada hari sebelumnya. Secara keseluruhan, dalam kurun waktu dua hari terakhir, kami telah berhasil menyelesaikan pengolahan sebanyak 2 box arsip.

Hasil Kegiatan:

Hasil kegiatan pada hari kelima PKL, kami berhasil mengolah 2 box arsip dalam dua hari terakhir. Dimana pada box 4, jumlah arsip yang telah diinput dan diolah sebanyak 531 dokumen, sedangkan pada box 5 sebanyak 436 dokumen. 

Dengan demikian, total keseluruhan arsip yang berhasil diinput dan diproses mencapai 967 dokumen. Capaian ini mencerminkan peningkatan efektivitas kerja serta pemahaman tim dalam pengelolaan arsip.

Kendala yang Dihadapi:

Kendala yang dihadapi selama kegiatan berlangsung adalah ditemukannya cukup banyak kesalahan pengetikan (typo) pada data arsip hasil pekerjaan peserta magang sebelumnya. Kesalahan tersebut menyebabkan ketidaksesuaian informasi sehingga perlu dilakukan pengecekan ulang dan perbaikan secara teliti. Hal ini berdampak pada proses kerja yang menjadi lebih lama serta memerlukan ketelitian ekstra agar data yang diinput tetap akurat dan sesuai.

Solusi yang Dilakukan:

Solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut adalah dengan melakukan pengecekan ulang (cross-check) secara teliti terhadap data arsip sebelum melanjutkan proses input. Setiap kesalahan pengetikan diperbaiki berdasarkan dokumen asli agar informasi yang dimasukkan tetap akurat dan sesuai. Selain itu dilakukan juga koordinasi antar anggota untuk memastikan keseragaman penulisan dan meminimalkan kesalahan yang sama terulang kembali. Dengan cara ini proses pengolahan arsip dapat berjalan lebih rapi dan sistematis meskipun membutuhkan waktu tambahan.

Refleksi Pembelajaran:

Dari kegiatan yang sudah dilakukan menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip tidak hanya menuntut pemahaman teknis, tetapi juga tingkat ketelitian dan kesabaran yang tinggi. Setiap tahapan, mulai dari input data, klasifikasi, penentuan retensi, hingga pengindeksan, memerlukan perhatian yang detail agar tidak terjadi kesalahan yang dapat berdampak pada kualitas data. Selain itu, ditemukannya kesalahan pengetikan pada data sebelumnya memberikan pembelajaran bahwa hal-hal kecil seperti typo dapat memengaruhi efisiensi kerja. Kondisi ini mendorong pentingnya melakukan pengecekan ulang (review) sebelum pekerjaan dinyatakan selesai, sehingga hasil yang diperoleh lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Dari sisi kerja tim, kegiatan ini juga memperlihatkan bahwa koordinasi yang baik dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan sekaligus meminimalkan kesalahan.

Dokumentasi:

(Dokumentasi Box 4)

(Dokumentasi Box 5)

(Dokumentasi Kelompok)