Hari Keempat: Langkah Tertib Arsip, dengan Proses Klasifikasi dan Penentuan JRA

 LOGBOOK PKL HARI KE-4

• Tanggal : 30 April 2026
• Hari : Kamis
• Instansi/Unit Kerja : Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya/ Bidang Sekretariat (Kearsipan)
• Jam Kegiatan : 10.00 - 15.00 (WIB)

Uraian Kegiatan

Pada hari keempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, kami melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip usul musnah melalui proses klasifikasi arsip dan penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan ini bertujuan untuk menata dan mendata arsip secara sistematis untuk mendukung proses penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Arsip yang ditangani berasal dari dokumen usul musnah yang sebelumnya telah diinput lalu dimasukkan ke dalam box namun masih belum tertata rapi dan masih belum ada indeks serta nomor klasifikasi dan JRA, untuk selanjutnya akan dilakukan pengolahan data lebih lanjut.

Kegiatan diawali dengan membuka box arsip usul musnah, memeriksa dokumen, serta mengidentifikasi isi dari setiap berkas. Kami membagi tugas untuk 4 orang dengan mengerjakan 1 box dalam sehari, yakni dengan setiap arsip diteliti satu per satu dan mencocokkan dengan data yang telah diinput oleh anak magang sebelumnya sebelum kita kelompokkan lagi dalam sheet yang berbeda untuk pemberian indeks, nomor klasifikasi, dan JRA. Proses identifikasi ini menjadi langkah penting karena menjadi dasar dalam menentukan indeks dan nomor klasifikasi arsip yang sesuai. Ketelitian sangat dibutuhkan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelompokkan dokumen.

Setelah proses identifikasi selesai, kami melakukan input data ke dalam spreadsheets sebagai media pencatatan arsip yang telah disediakan oleh instansi. Pada tahap ini, setiap arsip diberikan indeks sebagai penanda isi atau subjek arsip, kemudian ditambahkan nomor klasifikasi berdasarkan jenis dan fungsi arsip tersebut dengan berpedoman pada Perwali Nomor 57 Tahun 2023. Penggunaan spreadsheets membantu data arsip usul musnah menjadi lebih rapi, terstruktur dan memudahkan dalam proses audit saat nantinya akan ada pengecekan sebelum usul musnah. Selanjutnya dilakukan penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan berpedoman pada Perwali Nomor 36 Tahun 2025. Dalam tahap ini, kami melakukan pencocokan antara jenis arsip dengan daftar retensi untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip dan nasib akhir dari arsip tersebut. Proses ini tentunya sangat memerlukan ketelitian karena setiap jenis arsip memiliki nomor klasifikasi yang berbeda serta masa simpan apabila arsip tersebut masih aktif juga berbeda-beda.

Hasil Kegiatan

Pada kegiatan hari ini, kami berhasil melakukan klasifikasi pada arsip usul musnah dengan pemberian indeks, nomor klasifikasi, serta penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebanyak 520 dokumen arsip yang tersusun dalam 1 box arsip. Seluruh data arsip telah dicatat ke dalam spreadsheets secara lebih rapi dan sistematis sehingga memudahkan proses pengelolaan serta tindak lanjut penyusutan arsip.

Kendala yang Dihadapi

Dalam pelaksanaan kegiatan klasifikasi arsip usul musnah, terdapat beberapa kendala yang ditemukan yakni pada data arsip yang telah diinput oleh peserta magang sebelumnya. Beberapa data diketahui mengalami duplikasi (double entry) serta terdapat arsip yang belum terinput atau terlewat dari pencatatan dan ada beberapa data yang salah ketik. Kondisi tersebut menyebabkan data pada spreedsheets belum sepenuhnya sinkron dengan jumlah fisik arsip yang tersedia di dalam box. Selain itu, adanya data ganda dan data yang terlewat mengharuskan kami melakukan proses pengecekan ulang secara menyeluruh antara dokumen fisik dengan data yang ada di spreedsheets. Hal ini membuat waktu pengerjaan menjadi sedikit lebih lama karena setiap arsip harus benar-benar diperiksa kembali secara detail untuk memastikan kesesuaian informasi dan kelengkapan data yang ada. Oleh karena itu, ketelitian ekstra sangat diperlukan agar hasil pengolahan data menjadi lebih akurat dan rapi.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala yang ada, kami mengambil langkah dengan melakukan komunikasi dan diskusi internal bersama arsiparis selaku pengawas lapangan terkait permasalahan data. Melalui arahan dan masukan dari arsiparis, kami memperoleh penjelasan mengenai langkah yang tepat dalam memperbaiki data yang salah input agar sesuai dengan . Selain itu, kami melakukan chrosscheck ulang secara lebih teliti antara data pada spreadsheets dengan arsip fisik yang ada. Setiap dokumen diperiksa kembali untuk memastikan tidak ada data yang terduplikasi maupun belum tercatat. Dalam proses penginputan lanjutan, kami juga bekerja dengan lebih hati-hati dan terstruktur agar kesalahan serupa tidak kembali terjadi. Dengan langkah tersebut, data arsip dapat diperbaiki dan disusun menjadi lebih akurat dan sistematis.

Refleksi Pembelajaran

Dari kegiatan klasifikasi arsip usul musnah yang kami lakukan hari ini, kami belajar bahwa proses pengelolaan arsip tidak hanya sekedar menginput data, tetapi juga membutuhkan ketelitian dalam proses penentuan indeks, nomor klasifikasi, serta JRA sesuai pedoman yang berlaku. Melalui kegiatan ini, kami memahami pentingnya penataan dan pencatatan data arsip yang akan dimusnahkan harus dikelola secara sistematis agar mempermudah apabila nantinya dibutuhkan ketika arsip tersebut akan dimusnahkan, karena apabila akan dimusnahkan data tersebut sangat dibutuhkan agar dapat diketahui jenis arsip apa saja yang akan dimusnahkan. Hasil kegiatan yang berhasil menyelesaikan 520 arsip dalam 1 box juga menunjukkan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik apabila dilakukan secara sistematis dan fokus. Melalui kegiatan ini juga kami mendapatkan pembelajaran dari kendala yang dihadapi, yaitu adanya data ganda dan data yang terlewat terinput. Dari kondisi tersebut, kami menyadari bahwa kesalahan kecil dalam pencatatan dapat berdampak pada proses kerja berikutnya. Oleh karena itu, solusi melalui komunikasi dan diskusi internal dengan arsiparis, serta chrosscheck ulang secara teliti menjadi langkah penting dalam menyelesaikan masalah tersebut. 

Dokumentasi

(Dokumentasi Hasil Klasifikasi dan Penentuan JRA)